Einheit 4.10 (online)

 

reading icon Professor Herrmanns Sprechstunde. Lesen Sie den Text. Lara schreibt eine E-Mail an Frau Prof. Herrmann, weil sie einen Termin möchte.

Von: lara5@deutschuni.de                                                  Do., 12. Nov 15:48
An: e.herrmann@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Sehr geehrte Frau Prof. Herrmann,
ich möchte gern einen Termin, weil ich ein paar Fragen zu meiner Hausarbeit habe. Wann haben Sie Zeit?
Mit freundlichen Grüßen
Lara

Von: e.herrmann@deutschuni.de                                              Fr., 13. Nov 9:05
An: lara5@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Guten Tag Lara,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich habe am Dienstag und Donnerstag von 12-14 Uhr Sprechstunde. Können Sie vorbeikommen?
Mit herzlichen Grüßen
Prof. Herrmann

Von: lara5@deutschuni.de                                                 Fr., 13. Nov 10:27
An: e.herrmann@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Hallo Frau Prof. Herrmann,
leider kann ich am Dienstag nicht in Ihre Sprechstunde kommen, weil ich einen anderen Kurs habe. Am Donnerstag muss ich nachmittags arbeiten. Können Sie mir bitte einen anderen Termin geben?
Vielen Dank
Lara

Von: e.herrmann@deutschuni.de                                              Fr., 13. Nov 11:15
An: lara5@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Kein Problem, Lara! Ich habe am Donnerstagvormittag auch ein bisschen Zeit. Können Sie um 10 Uhr hier sein?
Prof. Herrmann

Von: lara5@deutschuni.de                                                 Fr., 13. Nov 11:53
An: e.herrmann@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Ja, das passt sehr gut. Vielen Dank, Frau Prof. Herrmann, ich werde pünktlich sein.
Mit besten Grüßen
Lara

Von: e.herrmann@deutschuni.de                                              Fr., 13. Nov 14:08
An: lara5@deutschuni.de
Betreff: Fragen zur Hausarbeit

Gern geschehen. Bis Donnerstag, Lara.
Viele Grüße
Prof. Herrmann

 

E-Mail Etikette

As you read this email exchange did you notice any similarities to when you were making an appointment? Or did Lara address her professor like she was texting a friend? We hope you noticed the formality in Lara’s email. This is very important. If Lara was emailing her parents while abroad on exchange, of course her phrasing would change. Although emailing is not a formal way of writing, it is a good idea to use the proper way of addressing someone and finishing an email, especially if you ask that person for a favour or if you are in a more formal relationship with that person (for example, student-professor). You never want to make a poor first impression. Remember how what we talked about back in Einheit 1 about greeting people. 

Here are some common greetings and farewells for formal and informal settings:

formal (with professors, supervisors, official inquiries) informal (with friends, family, other students)
Start the email:

  • Sehr geehrter Herr… (last name),
  • Sehr geehrte Frau… (last name),
 Start the email:

  • Lieber (male name),/ Liebe (female name),
  • Hallo…,
Finish the email:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Mit herzlichen Grüßen
  • Mit besten Grüßen
  • Ihr (male name)/ Ihre (female name)
 Finish the email:

  • Viele Grüße or Liebe Grüße
  • Alles Liebe
  • Bis bald
  • Mach’s gut
  • Dein (male name)/ Deine (female name)

*Achtung*

In German, you put a comma after the salutation and then you begin your email or letter with a lower case. 

There is no comma after the concluding expression.

small blue icon with a keyboard Deutsch üben. Copy and paste one of the prompts below into the AI assistant of your choice (e.g., ChatGPT, Gemini, Claude). Customize the bracketed text [like this] with your own information before sending. Try different prompts to practice various vocabulary sets from this unit!

Prompt 1: I am an A1 German student practicing formal email correspondence regarding a university absence. Act as a helpful German university professor receiving an email from a student. Read my opening email below and write a polite, professional reply. Ask me 1–2 simple follow-up questions to keep our email exchange going. If I make a grammar or vocabulary mistake in my emails, briefly provide a correction in English. Write in a standard formal email structure (Greeting, Body, Sign-off). Limit your German response to 3–4 short sentences. Put any language corrections at the very top in brackets: [Correction: …]. Be professional, polite, and understanding.

— Start of Email —
Sehr geehrte Frau [Professor’s Last Name] / Sehr geehrter Herr [Professor’s Last Name],

entschuldigung, dass ich heute nicht zur Uni kommen kann. Heute fühle ich mich schlecht und muss zu Hause bleiben. Ich habe auch Kopfschmerzen. Kann ich nächste Woche bitte einen Termin bekommen, weil ich die Grammatik von gestern nicht verstehe?

Mit besten Grüßen,
[Your Name]

Prompt 2: I am an A1 German student practicing informal email writing to arrange a meeting with a friend, including navigating schedule conflicts. Act as a friendly peer living in [pick a city] who is excited to hear from me, but has a busy schedule. Read my opening email below and reply informally. Accept my invite, but introduce a small schedule conflict or obstacle (e.g., wrong day, wrong time, or alternate activity) and ask me a question to reschedule. If I make a language mistake, briefly provide a correction in English. Write in a casual email/message structure. Limit your response to 2–3 short sentences per email. Put any language corrections at the top in brackets: [Correction: …]. Be warm, enthusiastic, and conversational.

— Start of Email —
Hallo [Friend’s Name],

wie geht es dir? Ich komme nächste Woche nach [City]. Hast du Pläne? Können wir zusammen essen gehen? Ich möchte dich gerne sehen!

Dein/e [Your Name]

Prompt 3: I am an A1 German student practicing everyday spoken-style German and decision-making vocabulary. Act as my friendly German roommate planning an outing for tonight. Start our conversation by telling me what you plan to do tonight (e.g., movie, cooking, going out) and invite me to join. Ask me a question to see if I want to come or if I have other ideas. As we chat back and forth, gently provide brief English corrections whenever I make a mistake. Limit each response to 2–3 short sentences. Place language corrections at the very top in brackets: [Correction: …]. Be casual, relaxed, and persuasive.


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Willkommen: Deutsch für alle Copyright © 2020 by Claudia Kost and Crystal Sawatzky is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License, except where otherwise noted.

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